Digitales Dokumentenmanagement-System – Hausverwaltung nach modernen Standards

Dokumentenmanagement-System

Hausverwaltung nach modernen Standards

Bei der Verwaltung von Immobilien fällt eine große Anzahl unterschiedlicher Dokumente an. Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und vieles mehr müssen für jede Mieteinheit so archiviert werden, dass sie jederzeit greifbar sind. Der Arbeitsaufwand ist riesig und die Abläufe so komplex, dass eine Menge wertvoller Zeit verloren geht. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) erleichtert den Arbeitsalltag von Hausverwaltungen und Vermietern in großem Maße. Was ist dabei zu berücksichtigen?

Was wird unter einem DMS für Hausverwaltungen verstanden?

Eine digitale Dokumentenverwaltung für Vermieter ist eine Software, mit der unübersichtliche Aktenberge zuverlässig vermieden werden. Gebäudepläne, Verträge, Abrechnungen, Versicherungspolicen und alle Dokumente rund um die Verwaltung von Immobilien lassen sich an einem zentralen Ort archivieren und sind mit wenigen Klicks für alle Beteiligten zugänglich. 

Auch der zeitintensive Austausch von Dokumenten entfällt, da die digitalen Akten zeitgleich von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern eingesehen werden können, sofern sie eine Zugangsberechtigung besitzen. Die Prozesse vereinfachen und beschleunigen sich, der Kundenservice wird verbessert. Hohe Kosten für Druck und Versand werden vermieden.

Welche Funktionen deckt ein DMS für Vermieter ab?

DMS gibt es in verschiedenen Ausführungen. Eine Dokumentenmanagement-Software für Immobilienfirmen sollte die folgenden Funktionen beherrschen:

  • Vorkonfigurierte Struktur für die Immobilienwirtschaft
  • Automatische Zuordnung der Unterlagen nach Zeiteinheiten
  • Nutzerfreundliche Dokumentenvorschau
  • Struktur der Unterordner frei definierbar
  • Vorgegebene Kategorien
  • Digitale Dokumentenweitergabe
  • Automatische Prüfung der Belege
  • Unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Teilnehmer
  • Massenupload der Dokumente in die dazugehörigen Vertragsordner

Welche Vorteile bietet ein DMS für Vermieter?

Im Vergleich zu herkömmlichen, analogen Archivierungsverfahren zeichnet sich eine moderne DMS durch diverse Vorzüge aus.

Weniger Suche, mehr Arbeitszeit

Eine Liegenschaft wird in der Regel im Laufe ihres Lebenszyklus mehrfach vermietet. Jeder neue Vorgang ist mit einer großen Anzahl von Dokumenten verbunden. Diese müssen herausgesucht und aktualisiert werden. In vielen Fällen kommen die Mitarbeiter nicht um eine Neuausstellung herum. 

Diese monotonen Abläufe verursachen einen großen Arbeitsaufwand und binden die Arbeitskraft mehrerer Mitarbeiter. Eine Immobiliensoftware erledigt diese Aufgabe zuverlässig in Sekundenschnelle, sodass die Angestellten sich um Wichtigeres kümmern können.

Weniger Kosten durch effiziente Prozesse

Die Vorbereitung auf einen Immobiliendeal ist mit einem großen Aufwand verbunden. Schlecht optimierte Prozesse und die lange Suche nach Dokumenten verhindern, dass sich die Mitarbeiter auf die Kerninhalte fokussieren können. Fehlen wichtige Unterlagen, weil sie nicht auffindbar sind, droht im schlimmsten Fall ein schlechtes Geschäft und eine Menge Einnahmen gehen verloren. 

Mit einem DMS für Vermieter arbeiten alle Beteiligten effizient zusammen. Sie verlieren keine Zeit durch die nervenaufreibende Zuordnung von Dokumenten, da eine KI alle notwendigen Schriftstücke oder Pläne aktuell aufbereitet, sodass in jedem Moment eine solide Entscheidungsgrundlage gegeben ist.

Steigerung der Motivation und Produktivität

Nichts demotiviert Mitarbeiter mehr als ineffiziente und monotone Arbeitsabläufe. Ein DMS stellt eine digitale Struktur zur Verfügung, die zielgerichtet zu ausgezeichneten Ergebnissen führt. Die Mitarbeiter werden durch die professionelle Umgebung angespornt und holen das Optimale aus sich heraus.

Entscheidungen werden rasch und datenbasiert getroffen

Eine Immobilienverwaltung benötigt bei ihren Abläufen größere Geschwindigkeit und Effizienz, um nachhaltig zu wachsen und die Umsätze zu steigern. Die Entscheidungsprozesse verkürzen sich, weil das DMS alle relevanten Dokumente aktualisiert in Echtzeit zur Verfügung stellt.

Flexible Anwendung

Die Pandemie hat die Problematik offengelegt! Viele Mitarbeiter arbeiteten vom Home-Office aus, hatten aber keinen Zugang zu relevanten Dokumenten, da diese noch nicht digitalisiert waren und im Aktenschrank verstaubten. Ein DMS erlaubt den Zugang zu wichtigen Dokumenten jeder Art rund um die Uhr und von jedem Ort der Welt aus, sofern ein verlässlicher Internetanschluss besteht.

Effektiver Datenschutz für vertrauliche Dokumente

In einem DMS wird der gesamte Dokumentenbestand an einem zentralen Ort gespeichert und vor dem Zugriff Unbefugter geschützt. Die Plattform ist für das ganze Team nutzbar und benötigt keine manuellen Backups. Der Schutz der Daten ist nicht mehr abhängig vom Verhalten beziehungsweise Fehlverhalten einzelner Mitarbeiter, sondern wird automatisiert gewährleistet.

Fazit – Digitales Dokumentenmanagement-System

Ein DMS für Vermieter ist auf die Bedürfnisse der Immobilienwirtschaft zugeschnitten. Es bietet relevante Prozesse und Checklisten und ermöglicht Schnittstellen zu anderen in der Immobilienbranche gebräuchlichen Softwares. Die Arbeitsabläufe verlieren an Komplexität und gewinnen an Geschwindigkeit und Übersichtlichkeit. Im Resultat entsteht ein spürbarer Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Über Andreas Kirchner 453 Artikel
Andreas Kirchner ist Herausgeber des Magazins ratgeber-eigentumswohnungen.de. Auf unserer Seite stellen wir Ihnen interessante Ratgeber rund um das Thema Immobilien, insbesondere Eigentumswohnungen, ausgiebig vor. Alles was Sie rund um die Eigentumswohnung wissen sollten erfahren Sie bei uns.