Das Wohnungseigentumsgesetz legt fest, dass jede Eigentümergemeinschaft einer Immobilie verpflichtet ist, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Diese Rücklage ist zweckgebunden und dient für modernisierende Instandsetzung und Instandhaltung dieser Immobilie, aber auch für eventuell anfallende dringende Reparaturen. Diese angemessene Instandhaltungsrücklage, auch Instandhaltungsrückstellung, Reparaturfonds, Rücklage oder Erneuerungsfonds gehört zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung. Die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft haben die Verpflichtung, ihre Beiträge zu diesen Rücklagen zu leisten. Sie können nicht bestimmen, wie die Eigentümergemeinschaft ihre Reserven anlegt, haben allerdings das Recht, über die Art der Sanierungsarbeiten zu entscheiden. Derartige Rücklagen bleiben im Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft und bleiben auf Bankkonten angelegt, die auf den Namen dieser Eigentümergemeinschaft lauten.
Die Instandhaltungsrücklage
Liegen in einer Wohnanlage keine angemessene Instandhaltungsrücklage oder andere Reserven vor, kann jeder Wohnungseigentümer diese verlangen und gegebenenfalls sogar gerichtlich durchsetzen. Diese Rücklage gehört zum Verwaltungsvermögen und deren Verwaltung ist Aufgabe des Hausverwalters. Die Verwaltung muss auch die monatlichen Beiträge für diese Rücklage berechnen und im Wirtschaftsplan festlegen. Der Wirtschaftsplan liegt jedes Jahr der Wohnungseigentümerversammlung zur Abstimmung vor. Entnahmen aus einer Instandhaltungsrücklage dürfen ausschließlich für Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen der betreffenden Immobilie dienen.
Es gibt auch die Möglichkeit eines einmalig zahlbaren Betrags, der sogenannten Sonderumlage,. Diese Sonderumlage kommt üblicherweise zur Deckung kleinerer Reparaturarbeiten zum Einsatz, um die Instandhaltungsrücklage besser unangetastet zu lassen. Auch für so eine Sonderumlage muss eine Rücklage mit monatlichen Beiträgen gebildet werden.
Rückstellung oder Rücklage
Im allgemeinen Sprachgebrauch kommt meist der Begriff Instandhaltungsrücklage vor, obwohl es sich aus kaufmännischer Sicht hier eigentlich um eine Rückstellung handelt. Denn die Gelder sind zweckgebunden für Reparaturen und gehören nicht zum Eigenkapital, was bei einer echten Rücklage der Fall wäre.
Die Höhe des Rücklagenbeitrags
Die Höhe von Rücklagen ist von Zustand, Alter, Ausstattung und Reparaturanfälligkeit der Immobilie abhängig. Meist umfasst eine Kalkulation für angemessene Rücklagen die voraussichtlichen Sanierungsarbeiten in den kommenden zehn bis 15 Jahren.
Die monatlichen Beiträge zur Instandhaltungsrücklage müssen von allen Miteigentümern anteilig aufgebracht werden. Denn jeder Besitzer einer Eigentumswohnung in einer Wohngemeinschaft ist auch zugleich Mitglied der Eigentümergemeinschaft mit Verpflichtungen für die laufenden Kosten. Als Verteilungsschlüssel für die Rücklage dient der Miteigentumsanteil, sofern nichts anderes in der Gemeinschaftsordnung oder in der Teilungserklärung festgelegt ist. Üblicherweise ist die Größe einer Wohnung in Quadratmeter die Grundlage für den Verteilungsschlüssel.
