Eine individuelle Nebenkostenabrechnung ist Pflicht, doch vor allem für private Vermieter einzelner Objekte kann sie herausfordern: Wie erstellt man eine Nebenkostenabrechnung rechtssicher – und welche Besonderheiten gelten bei Eigentumswohnungen?
Nebenkostenabrechnung bei Eigentumswohnungen: darauf kommt es an
Streitigkeiten um die Nebenkostenabrechnung gehören zu den häufigsten Konflikten zwischen Mietern und Vermietern. Häufig geht es um die Korrektheit der umgelegten Kosten. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, hat darüber hinaus mit einigen Kniffen zu rechnen, vor allem, was die umlegbaren Posten angeht.
Grundsätzlich ist die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung auch für eine vermietete Eigentumswohnung Pflicht, sofern vertraglich keine Pauschale vereinbart ist. Das bedeutet: Der Mieter begleicht zusätzlich zur Kaltmiete eine monatliche Vorauszahlung und erhält eine Aufstellung sämtlicher entstandenen Kosten.
Knifflig kann die Abrechnung im Eigentum vor allem aufgrund mehrerer bestehender Vertragsverhältnisse werden. Solche bestehen zum einen zwischen Mieter und Vermieter, zum anderen zwischen dem Vermieter und der Eigentumsgemeinschaft beziehungsweise der von der Gemeinschaft bestellten Hausverwaltung.
Laut Paragraf 16 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) hat der Besitzer des Objekts, sprich, der Vermieter, gemäß seines Anteils sämtliche Betriebskosten zu tragen. Diese lassen sich nach vertraglicher Vereinbarung allerdings an den Mieter übertragen.
In den meisten Fällen beauftragt die Wohnungseigentümergemeinschaft eine Hausverwaltung mit der Nebenkostenerstellung für die Eigentümer sowie üblicherweise auch für die Mieter. Die Besitzer des Objekts können sich so theoretisch zurücklehnen. Allerdings ist es ratsam, die fristgerechte Erstellung und die Korrektheit sicherzustellen. Denn stimmt die Abrechnung nicht, können Mieter Ansprüche gegenüber dem Vermieter anmelden. Umgekehrt bleiben Eigentümer auf den Kosten sitzen, wenn diese nicht rechtzeitig angezeigt werden.
Fristen einhalten: So lassen sich verjährte Ansprüche vermeiden
Grundsätzlich gelten für die Berechnung der Nebenkosten die im Mietvertrag vereinbarten Regelungen. Wurde eine Vorauszahlung vereinbart, beträgt laut 556 Absatz 3 Satz 1 BGB der Abrechnungszeitraum maximal zwölf Monate. Das kann einem Kalenderjahr entsprechen, aber auch einem anderen, frei wählbarem Zeitraum.
Spätestens zwölf Monate nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums ist eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dabei handelt es sich um eine Ausschlussfrist: Wer sie versäumt, hat schlechte Karten, Nachforderungen sind in der Regel unzulässig. Wohnungseigentümer haben lediglich die Möglichkeit, die Hausverwaltung aufgrund verspätet erstellter Rechnungen haftbar zu machen.
Was gehört in die Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung für eine Eigentumswohnung unterliegt einigen Besonderheiten. Während Besitzer von Mehrfamilienhäusern die Rechnungen und Belege sämtlicher anfallender Kosten selbst erhalten und auf die Mieter umlegen – gegebenenfalls mithilfe einer Verwaltung –, geht dem Wohnungseigentümer eine jährliche Hausgeldabrechnung zu. Auf deren Grundlage sowie unter Heranziehung weiterer Posten wie Grundsteuern lässt sich die Nebenkostenabrechnung erstellen.
Die Crux liegt im Detail – denn nicht alle Positionen der Hausgeldabrechnung dürfen auf Mieter umgelegt werden. Das gilt insbesondere für …
- Gebühren des Hausgeldkontos
- Verwalter-Honorare
- die im Hausgeld enthaltene Instandhaltungsrücklage
Gut zu wissen: Um Faktoren wie Gartenpflege, Treppenhausreinigung und Hausmeistertätigkeiten umzulegen, müssen sie im Mietvertrag festgehalten werden.
§ 2 BetrKV legt fest, welche Posten auf den Mieter umlegbar sind. Dazu gehören insbesondere die Kosten …
- der Wasserversorgung
- für Straßenreinigung und Müllabfuhr
- für Betrieb und Wartung der Heizungsanlage
- der Gebäude- und Haftpflichtversicherungen
Mehr Informationen zu abrechnungsfähigen Nebenkosten und zur rechtskonformen Abrechnung liefert auch dieser Ratgeber, welcher über Haufe herausgegeben wurde.
Wichtig: Für die Berechnung der tatsächlichen Kosten des jeweiligen Mieters zählt der Umlageschlüssel. Er kann für bestimmte Nebenkosten nach Miteigentumsanteilen bestimmt werden, nicht jedoch für die Aufwendungen für Heizung und Warmwasser. Hier gilt zwingend die Berechnung nach Wohnfläche und Verbrauch.
Gibt es Sonderregelungen für gewerblich vermietete Objekte?
Vermieter von Gewerbeobjekten unterliegen in puncto Nebenkostenabrechnung grundsätzlich denselben Bestimmungen wie bei einer Wohnung. Umlagefähige Kosten können vertraglich vereinbart und in Form einer monatlichen Pauschale entrichtet werden. Auch der Verweis auf die Betriebskostenverordnung ist zulässig. Allerdings können im Gewerbe darüber hinaus gehende Kosten anfallen, die gesondert zu bezeichnen sind.
Anders als im Wohnraummietrecht handelt es sich bei der zwölfmonatigen Frist zur Abrechnungserstellung nicht um eine Ausschlussfrist. Vermieter können folglich auch nach Ablauf angefallene Kosten in Rechnung stellen.
