Alles, was Sie über den Hausverwalter wissen müssen

hausverwalter

Als Mieter oder Vermieter einer Wohnung oder eines Hauses werden Sie womöglich schon einmal den Begriff „Hausverwalter“ gehört haben oder selbst einen solchen suchen.

Was genau ein Hausverwalter ist, welche Aufgaben er übernimmt, wie Sie einen guten Hausverwalter finden und was Sie ansonsten beachten sollten, erklären wir Ihnen in diesem Ratgeber.

Was ist ein Hausverwalter?

Ein Hausverwalter kümmert sich um sämtliche Verwaltungstätigkeiten, die bei einem Mietshaus oder bei einer Mietwohnung anfallen können. Auch bei Eigentumswohnungen wird in der Regel ein Hausverwalter beauftragt. So kümmert sich die Hausverwaltung beispielsweise um die Neuvermietung von Objekten und erstellt die Mietverträge. Außerdem erstellt sie die Betriebskostenabrechnungen und dergleichen.

Der Hausverwalter hat nichts im dem Hausmeister zu tun und er sollte deshalb auch nicht mit diesem verwechselt werden.

Wie finde ich heraus, wer mein Hausverwalter ist?

Wenn Sie eine Eigentumswohnung kaufen, wird es für das Objekt bereits einen Hausverwalter geben. Im Rahmen des Kaufvorganges werden Sie hierüber informiert.

Als Mieter einer Wohnung werden Sie möglicherweise ebenfalls mit dem Hausverwalter Kontakt aufnehmen wollen. Wer in diesem Fall die Hausverwaltung ist, steht oft im Mietvertrag. In den meisten Fällen werden Sie diesen Vertrag ohnehin über die Hausverwaltung abschließen und demzufolge erfahren, wer der zuständige Hausverwalter ist.

Des Weiteren ist in Mietobjekten in der Regel ein Aushang mit wichtigen Adressen und Telefonnummern zu finden, sodass Sie auch hier Informationen über die zuständige Hausverwaltung finden werden.

Was machen Hausverwalter?

Hausverwalter kümmern sich um alle administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit einem Mietobjekt oder bei einer bestehenden Eigentümergemeinschaft. Ebenso können Sie die verwaltungstechnischen Tätigkeiten von Gewerbeimmobilien übernehmen.

Auf die einzelnen Aufgabengebiete gehen wir etwas später ein. Nachfolgend möchten wir klären, für welche Immobilien Hausverwaltungen überhaupt eingesetzt werden.

Hausverwalter für Eigentumswohnungen

Bei Eigentumswohnungen gibt es das sogenannte Gemeinschaftseigentum und das Sondereigentum. Das Gemeinschaftseigentum (beispielsweise der Hausflur) gehört anteilig jedem Eigentümer, während das Sondereigentum (beispielsweise seine Wohnung) ausschließlich ihm gehört.

Um das Gemeinschaftseigentum zu verwalten sowie die Betriebskosten für jeden Eigentümer zu ermitteln, wird eine Hausverwaltung eingesetzt, die die Interessen der Eigentümergemeinschaft vertritt.

Hausverwalter für Einfamilienhäuser

Wenn Sie sich als Besitzer eines Einfamilienhauses nicht um den Verwaltungsaufwand kümmern können oder möchten, können Sie ebenfalls einen Hausverwalter bestellen. Dies gilt auch für den Fall, wenn Sie das Einfamilienhaus vermieten möchten. Dann kümmert sich der Hausverwalter beispielsweise um die Vereinbarung von Besichtigungsterminen mit potenziellen Interessenten und er wickelt den Mietvertrag ab, sodass Sie hiermit keinerlei Arbeit haben.

Hausverwaltung für Eigentümer

Als Eigentümer können Sie einen Hausverwalter beauftragen, wenn Sie beispielsweise Wohnungen vermieten möchten. Vor allem, wenn Sie mehrere Objekte besitzen, die vermietet werden sollen, lohnt sich die Beauftragung eines Hausverwalters, damit Sie Ihren Arbeitsaufwand reduzieren und sich um die wichtigen Sachen in Ihrem Leben kümmern können.

Hausverwaltung für Vermieter

Wenn Sie beispielsweise eine Wohnung, ein Haus oder eine Gewerbeimmobilie vermieten möchten und hierfür keine Zeit haben oder wenn Sie innerhalb einer Eigentümergemeinschaft eine Wohnung vermieten möchten, kann Sie ein Hausverwalter ebenso unterstützen.

Hausverwaltung für private Vermieter

Als privater Vermieter steht Ihnen natürlich ebenfalls das Recht zu, einen Hausverwalter zu beauftragen. Inwiefern sich dies zeitlich und finanziell lohnt, ist schwer abzuschätzen. Wenn Sie allerdings mehrere Wohnungen oder Häuser vermieten möchten, kann sich die Inanspruchnahme der Dienstleistungen eines Hausverwalters schon deshalb lohnen, weil er sich mit sämtlichen verwaltungstechnischen und steuerlichen Angelegenheiten wahrscheinlich besser auskennt als die meisten privaten Vermieter.

Hausverwalter für Ferienwohnungen

Als Eigentümer einer Ferienwohnung ist die Beauftragung einer Hausverwaltung vor Ort sinnvoll. Gerade wenn die Ferienwohnung weit entfernt von Ihrem Wohn- oder Aufenthaltsort liegt, kann eine Abwicklung vor Ort sinnvoll sein, um die Feriengäste bestmöglich zu betreuen und zufriedenzustellen. Abgesehen davon bietet Ihnen die Hausverwaltung vor Ort eine gewisse Sicherheit, denn sie kann jederzeit nach dem Rechten sehen. Sie hingegen können dies aus der Ferne nicht.

Hausverwalter für Gewerbeimmobilien

Gewerbeimmobilien zu vermieten, ist eine zeitaufwändige Angelegenheit, mit der Sie sich obendrein auskennen müssen. Gerade, wenn Sie beispielsweise mehrere Gewerbeeinheiten vermieten möchten, ist daher die Bestellung eines Hausverwalters sinnvoll, denn dieser kümmert sich um sämtliche diesbezüglichen Angelegenheiten. Er sucht beispielsweise geeignete Mieter aus und kümmert sich um die Abwicklung des Mietverhältnisses.

Welche Aufgaben erfüllt die Hausverwaltung?

Wie erwähnt, kümmert sich der Hausverwalter um die administrativen Tätigkeiten. Dies bedeutet, dass er sich um sämtlichen Schriftverkehr kümmert und auch dafür Sorge tragen kann, ausstehende Mietzahlungen einzutreiben. Es gibt allerdings kein Gesetz, in dem geregelt ist, welche Aufgaben der Hausverwalter übernimmt. Die einzelnen Tätigkeiten sollten daher im Rahmen des Verwaltervertrages sorgfältig aufgeschlüsselt und festgehalten werden, um Auseinandersetzungen zwischen den Parteien zu vermeiden.

Welche Aufgaben der Hausverwalter im Einzelnen übernimmt, darauf möchten wir nachfolgend eingehen:

Die einzelnen Aufgaben des Hausverwalters in der Übersicht

  • Mietersuche und Mietvertragsabwicklung

Im Namen des Eigentümers sucht der Verwalter nach neuen, geeigneten Mietern, stellt den Mietvertrag aus und sorgt dafür, dass dieser von beiden Seiten akzeptiert und unterzeichnet wird.

Auch Nachverhandlungen zum Mietvertrag oder zusätzliche Vereinbarungen werden über die Hausverwaltung abgewickelt, sodass Sie als Eigentümer keine Zeit investieren müssen.

  • Durchführung von Wohnungsübergaben und -Abnahmen

Zieht ein neuer Mieter ein, muss die Wohnung zur beiderseitigen Sicherheit ordnungsgemäß übergeben und alle aktuellen Mängel festgestellt werden. Dies wird in einem Protokoll festgehalten, welches dem Mieter und dem Vermieter ausgehändigt wird.

Ebenso muss bei Auszug eines Mieters eine Abnahme erfolgen, bei der erneut der Zustand der Wohnung festgestellt wird.

Sowohl Vermieter als auch Mieter schützen sich hierdurch vor Schadensersatzforderungen.

  • Verwaltung der Miete

Die Hausverwaltung nimmt die Mieten ein und sorgt dafür, dass diese rechtzeitig eingehen. Ist dies nicht der Fall, kann die Hausverwaltung automatisch Vollstreckungsmaßnahmen gegen den Mieter einleiten. Die Mieteinnahmen werden zu dem zwischen dem Verwalter und dem Eigentümer vereinbarten Zeitpunkt auf das Konto des Eigentümers überwiesen.

Sind Anpassungen in der Miethöhe notwendig, werden auch diese durch den Verwalter vorgenommen.

Außerdem zieht die Hausverwaltung die Kaution ein und richtet ein entsprechendes Kautionskonto ein, welches zu Gunsten des Mieters verzinst wird.

  • Verwaltung von Akten

Im Rahmen der Vermietung gibt es sowohl Akten zum jeweiligen Objekt als auch zum Mieter. Diese Akten müssen ordnungsgemäß geführt werden und sollten stets auf dem aktuellen Stand sein, denn ähnlich wie die Buchhaltung können auch diese Akten ggf. geprüft werden.

  • Vertragsabschlüsse mit Versorgern und Dienstleistern

Zu den Aufgaben des Hausverwalters gehört es auch, Verträge mit Versorgungsunternehmen abzuschließen. Dies betrifft beispielsweise den Strom-, den Wasser- oder den Gasversorger. Außerdem kann die Hausverwaltung externe Dienstleister beauftragen, die unter anderem Reparaturen am Mietobjekt durchführen oder das Treppenhaus reinigen.

  • Begleichen von Rechnungen

Sowohl bei einem Mietobjekt als auch beim Eigentum fallen regelmäßig Rechnungen an, beispielsweise für Hausmeistertätigkeiten oder für die Abfallentsorgung. Auch der Stromversorger sowie die Wasserwirtschaft rechnen regelmäßig ab. Innerhalb des laufenden Jahres werden diese Kosten nicht vom Eigentümer oder vom Mieter entrichtet, sondern durch den Verwalter beglichen.

  • Kostenüberprüfungen

Der Verwalter überprüft regelmäßig, ob alle Kosten gerechtfertigt sind oder ob beispielsweise Einsparpotenzial besteht. Er ermittelt, ob die laufenden Nebenkosten aller Mietparteien die Ausgaben decken. Ist dies nicht der Fall, setzt er beispielsweise neue Nebenkosten an. Auch der Mietzins kann durch den Verwalter erhöht werden, wenn dieser feststellt, dass die aktuelle Miethöhe nicht mehr gerechtfertigt ist.

Ist ein Versorger oder Dienstleister auf Dauer zu teuer, kann sich die Hausverwaltung nach einem günstigeren Anbieter umsehen und hierdurch die Kosten senken.

Dies gilt ebenso für zu teure Versicherungen.

  • Planung des Budgets

Für jedes Mietobjekt steht jährlich ein gewisses Budget zur Verfügung, welches beispielsweise für Reparaturen oder Instandhaltungen eingesetzt werden kann. Der Hausverwalter ermittelt jährlich die Höhe des Budgets und wie dieses sinnvoll eingesetzt werden kann. Auch hierbei behält er stets die Wirtschaftlichkeit im Auge.

  • Erstellen der Betriebs- und Nebenkostenabrechnung

Einmal jährlich erstellt der Verwalter eine umfangreiche Betriebs- und Nebenkostenabrechnung. Nun werden unter anderem die Rechnungen, die der Hausverwalter im laufenden Jahr beglichen hat, auf die einzelnen Eigentümer bzw. auf die Mietparteien umgelegt. Diesbezüglich wird nach dem tatsächlichen Verbrauch bzw. nach einem speziellen Verteilerschlüssel (der sich beispielsweise auf die Größe der Wohnfläche beziehen kann) ermittelt, wie viele Kosten die einzelnen Parteien tragen müssen.

Die hierdurch ermittelten Kosten werden mit den Nebenkostenvorauszahlungen verrechnet. Hat der Mieter zu viele Nebenkosten bezahlt, erhält er eine Erstattung. Hat er zu wenige Nebenkosten vorausgezahlt, muss er mit einer Nachzahlung rechnen.

  • Nachweispflicht gegenüber dem Eigentümer

Damit der Eigentümer, der sich in der Regel nicht mit der Hausverwaltung beschäftigt, dennoch über alle wichtigen Vorgänge und Kosten auf dem Laufenden bleibt, erstellt die Hausverwaltung regelmäßige Reportings. Diese werden dem Eigentümer zum vereinbarten Termin vorgelegt, sodass dieser stets im Bilde ist, was mit seinem Eigentum passiert.

  • Überwachung der Arbeiten externer Dienstleister

Werden externe Dienstleister beispielsweise mit der Gartenpflege oder mit der Treppenhausreinigung beauftragt, muss der Hausverwalter dafür Sorge tragen, dass die Arbeiten korrekt ausgeführt werden. Er wird diese deshalb in regelmäßigen Abständen überprüfen und mit dem jeweiligen Dienstleister Rücksprache über mögliche Veränderungen oder Verbesserungen halten.

  • Regelmäßige Kontrolle der Einrichtungen

Damit die Mieter eines Hauses oder einer Gewerbeimmobilie nicht plötzlich im Kalten sitzen, hat der Hausverwalter die hausinternen Einrichtungen regemäßig zu überprüfen. Mit dieser Tätigkeit kann er einen externen Dienstleister beauftragen, der beispielsweise sicherstellt, dass die Heizungsanlage ordnungsgemäß funktioniert. Gleiches gilt für die übrigen Einrichtungen des Hauses, wie beispielsweise für den Fahrstuhl.

  • Anweisung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten

Stellt der Hausverwalter Probleme an der Einrichtung fest oder sind Reparaturarbeiten notwendig, so gibt er diese in Auftrag und kümmert sich darum, dass bei der Abwicklung alles optimal funktioniert.

  • Beauftragung und Überwachung von Modernisierungsmaßnahmen

Ebenso müssen an einem Gebäude regelmäßig Modernisierungen vorgenommen werden. Diese dienen nicht nur dem Wohle des Mieters, sondern auch der guten Beschaffenheit des Hauses. Nach Rücksprache mit dem Eigentümer kann der Hausverwalter deshalb Modernisierungsmaßnahmen planen, entsprechende Dienstleister mit den Tätigkeiten beauftragen und diese überwachen.

Dies waren nur einige – die wichtigsten – Aufgaben, die die Hausverwaltung erledigt. Sie ist demzufolge der direkte Ansprechpartner für den Eigentümer, für die Mieter, aber auch für Versorger und Dienstleister und kümmert sich um den Reibungslosen Ablauf sämtlicher mietinterner Angelegenheiten.

Was darf ein Hausverwalter und was darf er nicht?

Grundsätzlich hat sich der Hausverwalter an die Vorschriften des WEG (Wohnungseigentumsgesetz) zu halten. Welche weiteren Rechte und Pflichten er hat, ergibt sich aus der jeweiligen Teilungserklärung bzw. aus der Gemeinschaftsordnung der Eigentümergemeinschaft.

Der Hausverwalter hat sich zudem an die Beschlüsse der Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft zu halten und er muss sich stets am BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) orientieren.

Wer engagiert den Hausverwalter?

Der Hausverwalter wird entweder vom Eigentümer (bei einer Einzelimmobilie) oder von der Eigentümergemeinschaft (beispielweise bei Eigentumswohnungen) engagiert. Der Mieter muss sich hierbei um nichts kümmern.

Entsteht ein Haus neu, kümmert sich meist der Bauträger um die Bestellung eines Hausverwalters. Der Eigentümer bzw. die Eigentümergemeinschaft braucht sich in diesem Fall um nichts zu kümmern. Zwar haben sie in diesem Moment kein Mitsprachrecht bei der Auswahl. Allerdings bietet sich durch die vorherige Bestellung der Vorteil, dass sämtliche hausverwaltertypischen Arbeiten von Anfang an korrekt erledigt werden.

Tipp:

Wird der Hausverwalter vom Bauträger bestimmt, sollte die Eigentümergemeinschaft die Kompetenz des Verwalters überprüfen und zugleich sicherstellen, dass dieser nicht zugunsten des Bauträgers handelt. Gerade in den ersten Jahren nach dem Bau eines Hauses treten oft Baumängel auf. Arbeiten Hausverwalter und Bauträger zusammen, kann es im schlimmsten Fall passieren, dass Missstände vertuscht werden.

Es ist daher sinnvoll, wenn die vom Bauträger ernannte Hausverwaltung zunächst durch die Eigentümergemeinschaft überprüft und bestätigt wird.

Übrigens kann es auch sein, dass ein Verwalter durch ein Gericht bestellt wird. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Eigentümer plötzlich einen Verwalter bestellen möchte, weil dies bislang noch nicht geschehen ist. Hierzu muss man jedoch sagen, dass die Bestellung eines Hausverwalters keine Pflicht ist. Die Eigentümergemeinschaft kann das Eigentum auch selbst verwalten. Zu einer gerichtlichen Bestellung kommt es meist nur, wenn dringender Handlungsbedarf besteht.

Wie wird ein Hausverwalter bestellt?

Diesbezüglich sind mehrere Schritte notwendig. Zunächst überlegt die Eigentümergemeinschaft, wer als Verwalter infrage kommen könnte. Hierbei kann es sich um einen selbstständigen Hausverwalter, um ein Hausverwaltungsunternehmen oder auch im ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft handeln.

Damit der Hausverwalter seine Arbeit aufnehmen kann, muss dieser zunächst von der Mehrheit der Eigentümergemeinschaft gewählt werden. Diesen Vorgang bezeichnet man als „Bestellung.“ Erhält der Verwalter keine Stimmenmehrheit ist er folglich nicht gewählt.

Wichtig ist, dass hier eine einfache Mehrheit erforderlich ist. Dies bedeutet, dass ein Kandidaten gegenüber der Gesamtheit der anderen Kandidaten die Mehrheit erzielen muss. Angenommen die Eigentümergemeinschaft besteht aus 10 Parteien. Der favorisierte Kandidat erhält 6 Stummen und ist somit der neue Hausverwalter. Erhält er jedoch lediglich 5 Stimmen, und die anderen beiden Kandidaten erhalten jeweils 3 bzw. 2 Stimmen, besteht keine einfache Mehrheit, sodass neu gewählt werden muss.

Des Weiteren ist zu beachten, dass ein Hausverwalter zunächst für den Zeitraum von 3 Jahren bestimmt wird und danach erneute Wahlen notwendig sind. Wird er erneut gewählt, was durchaus legitim ist, dauert die zweite „Amtszeit“ automatisch 5 Jahre an.

Bei der Wahl des Hausverwalters müssen alle Eigentümer persönlich anwesend sein. Es ist nicht möglich, eine Vollmacht auszustellen, damit jemand anderes den Wahlberechtigten vertreten kann.

Ist der Hausverwalter per Mehrheitsentscheid gewählt worden, wird eine Vollmachtsurkunde ausgestellt, die den Hausverwalter bevollmächtigt, alle ihm übertragenen Dinge in vollem Umfang zu erledigen bzw. durchzusetzen. Er handelt jedoch niemals in seinem Interesse, sondern immer im Interesse der Eigentümergemeinschaft.

Außerdem muss der Verwaltervertrag unterzeichnet werden.

Ab wann muss ein Hausverwalter bestellt werden?

Aus § 21 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) geht hervor, dass die Wohnungseigentümer das Gemeinschaftseigentum gemeinsam verwalten. Sie können diese Aufgaben entweder selbst durchführen oder einen Verwalter beauftragen. Allerdings gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, nach der ein Hausverwalter bestellt werden muss.

Welche Möglichkeiten der Selbstverwaltung gibt es?

Entscheidet sich die Eigentümergemeinschaft gegen einen Hausverwalter, so muss sie dafür sorgen, dass alle verwaltungstechnischen Tätigkeiten dennoch wie üblich durchgeführt werden. Diesbezüglich sind die folgenden Lösungswege denkbar:

  1. Die Verwaltung erfolgt durch die Miteigentümer

Dies wäre sicherlich die günstigste Form der Verwaltung, denn Kosten für einen externen Berater fallen nicht an. Allerdings müssen sämtliche verwaltungstechnischen Aufgaben unter den Wohnungseigentümern aufgeteilt werden. Dies kann schnell zu Streitigkeiten über Kompetenzen und Zuständigkeiten führen. Außerdem ist diese Form der Verwaltung nicht „abgesichert“. Agiert ein externer Hausverwalter, so verfügt dieser über eine Betriebshaftpflichtversicherung. Entsteht ein Schaden, den der Verwalter verursacht hat, kommt die Versicherung für diesen Schaden auf. Erfolgt die Verwaltung durch die Eigentümergemeinschaft und der für die jeweilige Aufgabe Zuständige kommt seiner Verpflichtung nicht nach oder verursacht auf andere Weise einen Schaden, kann dies zum Problem für alle Beteiligten werden.

  1. Einer der Wohnungseigentümer wird Verwalter

Im Grunde wird bei dieser Form doch ein Verwalter bestellt, nur dass dieser aus den „eigenen Reihen“ kommt. Ein sogenannter Wohnungseigentümer-Verwalter unterliegt selbstverständlich denselben Rechten und Pflichten, wie jeder andere Verwalter auch. Allerdings fallen die Kosten für diese Art der Verwaltung oft geringer aus, da die Verwaltertätigkeit oft ehrenamtlich durchgeführt wird.

Wichtig ist, dass ein Verwaltervertrag abgeschlossen wird, der alle Vertragsparteien vollständig absichert.

Welche Probleme können auftreten, wenn kein Hausverwalter bestellt wird?

Eigentümergemeinschaften, die sich die Kosten für eine Hausverwaltung sparen möchten, stoßen oft schnell an ihre Grenzen. Unterschiedliche Interessenskonflikte beschäftigen täglich deutsche Gerichte. Deshalb sollte die Eigentümergemeinschaft intensiv darüber nachdenken, ob der Verzicht auf einen Hausverwalter wirklich klug ist.

Durch die Selbstverwaltung kann es unter anderem zu den folgenden Problemen kommen:

  • Keinerlei Erfahrungen im Wohnungseigentumsrecht

Das Wohnungseigentumsrecht ist sehr umfangreich und kann eine Selbstverwaltung schnell vor Probleme stellen. So können verschiedene juristische Fragen aufkommen, die ein gelernter Verwalter durchaus aufklären könnte.

Ein häufiges Problem ist beispielsweise, dass die Beschlüsse, die in der Eigentümerversammlung gefasst worden, angefochten werden. Fehlen nun die juristischen Kenntnisse um adäquat zu reagieren, kann dies zum Nachteil für alle Beteiligten werden.

  • Unterschiedliche Interessen der Eigentümer

Oft kommt es vor, dass sich Eigentümer, die ihre Wohnungen selbst bewohnen mit den vermietenden Eigentümern streiten. Ein klassischer Streitfall ist beispielsweise die Frage „Was dürfen die Mieter und was nicht?“

Ein Hausverwalter kann hier zunächst die Gesetzeslage prüfen und dann zwischen den Parteien vermitteln. In der Selbstverwaltung gestaltet sich dies hingegen als schwierig.

  • Extrem hoher Zeitaufwand notwendig

Während sich ein Hausverwalter beruflich und somit während der Arbeitszeit um die Hausverwaltung kümmert, muss die selbstverwaltende Eigentümergemeinschaft dies in der Regel in der Freizeit erledigen. Bei einem sehr kleinen Haus mit wenigen Eigentümern mögen sich die Aufgaben und somit der zeitliche Aufwand in Grenzen halten. Handelt es sich jedoch um ein großes Haus, das viele Eigentümer und deren Interessen unter einen Hut bringen muss, kann der zeitliche Aufwand schnell ausufern und zur Belastungsprobe werden.

  • Vertretungsfall nicht abgesichert

Bei der Selbstverwaltung kann es passieren, dass der jeweils zuständige eventuell krank oder im Urlaub ist. Während der Hausverwalter für diese Situationen eine zuverlässige Vertretung engagiert, die im Ernstfall schnell reagieren kann, ist dies bei der Selbstverwaltung meist nicht der Fall, sodass auch diesbezüglich Probleme vorprogrammiert sind.

  • Probleme in Haftungsfragen

Wie erwähnt, ist eine Hausverwaltung gut versichert, und zwar auf verschiedenen Ebenen. Bei der Selbstverwaltung ist dies nicht der Fall, sodass die Haftung schnell zum teuren Problem für alle Beteiligten werden kann, sofern es überhaupt möglich ist, die Haftungsfrage zu klären.

Grundsätzlich sollten für einen Hausverwalter und auch für die Selbstverwaltung die folgenden Versicherungen abgeschlossen und der Eigentümergemeinschaft nachgewiesen werden:

  • Betriebshaftpflichtversicherung
  • Vermögensschadenshaftlichtversicherung
  • Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung

Wie viel kostet ein Hausverwalter?

Die Kosten für die Beauftragung eines Hausverwalters können variieren, da sie von unterschiedlichen Faktoren abhängen, und zwar

  • von der Art der Verwaltung (hier unterscheidet man zwischen WEG- und Miet-Verwaltungen),
  • von der Menge der Einheiten
  • vom aktuellen Zustand des Hauses
  • vom Ort der Immobilie (es gibt in Deutschland „günstigere“ und „teurere“ Regionen)
  • von den Bewohnern der Immobilie

Verwalter rechnen in der Regel pro Einheit/Monat ab. Eine Einheit könnte beispielsweise eine Wohnung sein. Die Kosten pro Einheit können jedoch sehr stark variieren. So werden sehr große Gebäude mit vielen Wohneinheiten meist einen günstigeren Preis pro Einheit haben als kleine Gebäude mit wenigen Einheiten.

Es gibt auch Hausverwalter, die nicht pro Einheit, sondern mittels eines Prozentsatzes abrechnen. Dieser orientiert sich an den Mieteinnahmen und wird anhand der Kaltmiete errechnet.

Wer bezahlt den Hausverwalter?

Die Kosten für den Hausverwalter werden durch die Eigentümergemeinschaft getragen und somit auf jeden einzelnen Eigentümer umgelegt.

Es ist nicht möglich, die Verwalterkosten auf die Mieter umzulegen. Deshalb dürfen diese Kosten in der Nebenkostenabrechnung des Mieters niemals auftauchen.

Wie wird der Hausverwalter bezahlt?

Wie der Hausverwalter bezahlt wird, richtet sich nach den Regelungen im Verwaltervertrag. Eine monatliche Zahlungsweise ist ebenso denkbar wie eine vierteljährliche oder halbjährliche Bezahlung.

Darf der Hausverwalter eine Provision verlangen?

Ob der Verwalter eine zusätzliche Provision verlangen kann, wenn er eine Wohnung neu vermietet, richtet sich nach den Regelungen im Vertrag. Wird er laut Vertrag mit den Mietangelegenheiten betraut, darf er keine extra Provision verlangen, da diese bereits im vereinbarten Honorar enthalten ist.

Ist der Verwalter jedoch nur mit WEG-Angelegenheiten beauftragt worden und soll zusätzlich nach einem neuen Mieter suchen, kann er seine zusätzliche Arbeit selbstverständlich abrechnen.

Wie lange muss der Hausverwalter Unterlagen aufbewahren?

Hierbei ist zu erwähnen, dass der Hausverwalter die Unterlagen lediglich für die Eigentümergemeinschaft aufbewahrt. Sie gehören ihm nicht. Dies bedeutet, dass er sie ohnehin so lange aufbewahren muss, bis die Eigentümergemeinschaft entscheidet, was damit passieren soll.

Steuerlich relevante Unterlagen haben eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und müssen folglich so lange aufbewahrt werden.

Keinesfalls vernichtet werden sollten zudem die Protokolle von Eigentümerversammlungen, da diese auch in vielen Jahren noch wichtig sein könnten, beispielsweise um gerichtliche Auseinandersetzungen zu klären.

Kann ich die Hausverwaltung wechseln?

Wenn Sie mit Ihrer Hausverwaltung nicht zufrieden sind, sollten Sie zunächst mit dieser reden, um hierdurch eine Klärung der Angelegenheit zu erreichen, denn der Wechsel gestaltet sich kompliziert. Schließlich haben Sie mit dem Verwalter einen Vertrag abgeschlossen, an den Sie sich halten müssen.

Aussichtslos ist der Wechsel natürlich dennoch nicht, sofern Sie einige wichtige Dinge beachten:

  • Die Eigentümer müssen zustimmen

Für einen Verwalterwechsel muss zunächst gestimmt werden. Entschieden wird per einfachem Mehrheitsbeschluss. Ist die Mehrheit der Eigentümer für einen Wechsel, so kann dieser vollzogen werden. Andernfalls kann kein Wechsel stattfinden.

  • Wechsel des Hausverwalters bei einer reinen Mietverwaltung

Wenn Sie den Verwalter lediglich für die Mietverwaltung engagiert haben, gestaltet sich der Wechsel normalerweise problemlos. Kündigen Sie lediglich den bestehenden Vertrag und schließen Sie einen neuen Vertrag mit einer anderen Hausverwaltung ab.

  • Wechsel des Hausverwalters bei einer WEG-Verwaltung

In diesem Fall müssen sowohl das Verwaltungsamt als auch der Verwaltervertrag beendet werden, ehe Sie nach einer neuen WEG-Verwaltung suchen können. Die Kündigungsfristen und die damit verbundenen Verpflichtungen aus dem Vertrag sind selbstverständlich von beiden Seiten zu erfüllen.

Wenn ein Vertrag vorzeitig beendet werden soll, muss es hierfür natürlich einen wichtigen Grund geben. Sie können den Verwaltervertrag somit nicht „einfach so“ kündigen. Ein wichtiger Grund wäre beispielsweise, wenn der Verwalter mehrfach gegen Pflichten aus dem Vertrag verstoßen hätte. Normalerweise muss einer Kündigung auch mindestens eine Abmahnung vorausgehen.

Soll der Vertrag regulär beendet werden, sind lediglich die im Vertrag genannten Kündigungsfristen einzuhalten. Zudem sollte sich die Eigentümergemeinschaft rechtzeitig um einen neuen Verwalter kümmern und diesen wählen.

Tipp:

Um sicherzugehen, dass der Hausverwalter von Anfang an eine gute Arbeit vollbringt, können Sie mit diesem vertraglich eine Probezeit vereinbaren.

Was muss ich beachten, wenn ich die Hausverwaltung wechsele?

Als erstes sollten Sie sich auf die Suche nach einem neuen Hausverwalter begeben und diesen wählen, damit er offiziell ernannt und der Vertrag erstellt werden kann. Eine durchgängige Verwaltung ist wichtig, vor allem wenn die Eigentümer selbst keine Ahnung von der Verwaltung eines Hauses haben.

Zudem sollten sämtliche Unterlagen und Vorgänge vom alten an den neuen Verwalter übergeben werden, sodass die Vollständigkeit gewahrt ist.

Es ist wichtig, dass der neue Verwalter sofort seine Arbeit aufnimmt.

Außerdem sollten sämtliche Eigentümer nochmals über den Verwalterwechsel informiert werden. Gleiches gilt für die Mieter.

Kann der Hausverwalter zurücktreten?

Der Hausverwalter kann nur aus einem wichtigen Grund von seinem Vertrag zurücktreten. Dieser Grund ist zu benennen und der Vertrag ist schriftlich und ordnungsgemäß zu kündigen.

Wann haftet der Hausverwalter?

Kommt es seitens des Hausverwalters zu einer Pflichtverletzung, die zum Nachteil der Eigentümergemeinschaft oder der Mieter ist, kann der Hausverwalter nur in zwei Fällen haftbar gemacht werden:

  1. Bei Vorsatz
  2. Bei Fahrlässigkeit

Achtung:

Die Fahrlässigkeit durch den Verwalter kann nicht im Vorfeld vertraglich ausgeschlossen werden.

Der Hausverwalter ist auch dann haftbar, wenn ein von ihm beauftragter Dritter einen Schaden verursacht. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Verwalter einen Mitarbeiter beauftragt und dieser einen Schaden verursacht.

Welche häufigen Fälle für Haftungsfragen gibt es?

Im Rahmen der Hausverwaltertätigkeit kommt es immer wieder zu Haftungsfragen aus den folgenden Gründen:

  • Der Vertrag der Verwaltertätigkeit wird beendet, aber das Gemeinschaftsguthaben wird nicht ausgezahlt
  • Die Buchführung weist Mängel auf
  • Es werden Aufträge vergeben, beispielsweise für Sanierungen, die von der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht beschlossen wurden
  • Gelder werden zu anderen als den vorgesehenen Zwecken eingesetzt
  • Es werden Baugenehmigungen eingeholt ohne die Erlaubnis der Eigentümergemeinschaft
  • Der Verwalter ist der Pflicht zur Kontrolle des Gemeinschaftseigentums nicht oder nicht vollständig nachgekommen
  • Jahresabrechnungen werden fehlerhaft erstellt
  • Der Verwalter beauftragt einen Dritten mit der Verwaltung, ohne die Eigentümergemeinschaft hierüber in Kenntnis zu setzen und den entsprechenden Beschluss zu erlangen
  • Instandhaltungsarbeiten wurden trotz Handlungsbedarf nicht in Auftrag gegeben

Was ist eine Hausverwalter Versicherung?

Eine Hausverwalterversicherung ist eine Versicherung, die den Hausverwalter vor den Schadensersatzansprüchen der Eigentümergemeinschaft oder Dritter absichert. Voraussetzung ist, dass der Verwalter einen Schaden fahrlässig begangen hat.

Es gibt drei wichtige Versicherungen, die jeder Hausverwalter abschließen sollte:

  1. Betriebshaftpflichtversicherung

Um als Hausverwalter tätig sein zu können, benötigt der Verwalter eine Betriebshaftpflichtversicherung. Diese ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie als Vermieter, Eigentümer oder Mieter haben somit die Möglichkeit, sich einen Nachweis über die bestehende Betriebshaftpflichtversicherung aushändigen zu lassen.

Ein typischer Fall, der über die Betriebshaftpflichtversicherung des Hausverwalters versichert wäre, ist wenn der Hausverwalter den Schlüssel einer Immobilie verliert und hierdurch Schlösser ausgetauscht werden müssten.

  1. Vermögensschadenshaftpflichtversicherung

Der Wohnungsverwalter vereinnahmt beispielweise die Mieten und verwaltet diese, bis sie an den Eigentümer weitergeleitet werden. Außerdem kümmert er sich unter anderem um Budgetplanungen und um die Buchhaltung. Begeht er hierbei einen Fehler, der mit einer finanziellen Belastung einhergeht, steht die Vermögensschadenshaftpflichtversicherung hierfür ein. Voraussetzung ist natürlich, dass der Hausverwalter einen entsprechenden Vertrag abgeschlossen hat.

  1. Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung

Die Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung tritt ein, wenn ein Mitarbeiter des Hausverwalters einen folgenschweren Fehler begangen hat.

Wann darf der Hausverwalter die Wohnung betreten?

Grundsätzlich darf ein Hausverwalter die Wohnung eines Mieters nur betreten, wenn der Mieter ihm die Erlaubnis erteilt. Dies bedeutet, dass sich der Verwalter bestenfalls vorher ankündigen und einen Termin mit dem Mieter vereinbaren sollte. Grundsätzlich besteht für den Mieter jedoch keine Pflicht, den Hausverwalter in die Wohnung zu lassen.

Es gibt allerdings einige Situationen, in denen der Mieter dem Hausverwalter Zutritt verschaffen muss. Dies ist beispielsweise in folgenden Fällen notwendig:

  • Wenn durch die Neuvermietung oder den Verkauf der Wohnung Besichtigungen mit Interessenten notwendig sind.
  • Wenn der Hausverwalter den Zustand der Wohnung feststellen möchte.

Wenn der Hausverwalter Handwerker oder Dienstleister beispielsweise mit der Reparatur oder mit einer Sanierung beauftragt, muss der Mieter auch diesen Personen Zutritt gewähren.

Muss sich der Hausverwalter vorher ankündigen und einen Termin vereinbaren?

Grundsätzlich sollte der Mieter vorher informiert werden, falls ein Besuch des Hausverwalters ansteht. Dies dient nicht nur dem Zweck, dass der Mieter sich darauf vorbereiten und ggf. einen Tag Urlaub beantragen kann. Auch der Hausverwalter stellt hierdurch sicher, dass ihm zum gewünschten Zeitpunkt überhaupt jemand die Tür öffnet.

Wird der Hausverwalter überprüft?

Wie bei allen anderen Selbstständigen oder Gewerbetreibenden kann natürlich auch beim Verwalter beispielsweise eine Buchprüfung anstehen, die vom Finanzamt veranlasst wird. Darüber hinaus können auch Eigentümer oder die Wohnungseigentümergemeinschaft einen Hausverwalter überprüfen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Verdacht auf eine Straftat vorliegt oder wenn die Eigentümer überprüfen möchten, ob der Verwalter stets korrekt abrechnet.

Was kann ich unternehmen, wenn der Hausverwalter nichts tut?

Bei Wohnungseigentümergemeinschaften werden regelmäßig Eigentümerversammlungen abgehalten, in denen Beschlüsse gefasst werden. Diese Beschlüsse sollen nachfolgend vom Verwalter umgesetzt werden. Fällt also beispielsweise der Beschluss, dass die Fassade des Hauses erneuert werden soll, wird der Hausverwalter im nächsten Schritt Angebote einholen, das Budget planen, die Arbeiten in Auftrag geben und die Bauarbeiten überwachen sowie abnehmen.

Allerdings gibt es Fälle, in denen die Hausverwaltung nicht tätig wird, auch nach mehrmaliger Nachfrage. In einem solchen Fall sollte der Verwalter schriftlich darauf hingewiesen werden, die anfallenden Arbeiten schnellstmöglich umzusetzen. Reagiert er nach wie vor nicht, kann die WEG eine offizielle Abmahnung aussprechen und den Verwalter sogar verklagen.

Wichtig ist, dass die Eigentümer nicht selbst zur Tat schreiten und den Beschluss umsetzen, denn sie sind hierzu nicht befugt, was zur Folge haben könnte, dass der Eigentümer, der einen Handwerker beispielsweise mit der Erneuerung der Fassade beauftragt, ggf. selbst die Rechnung bezahlen muss.

Sind Sie Mieter und der Hausverwalter reagiert nicht auf Ihr Anliegen, können Sie ihn ebenfalls offiziell um Stellungnahme bitten oder ggf. den Mieterschutzbund um Hilfe bitten. Auch die Beauftragung eines Anwalts ist möglich, um den Hausverwalter zur gewünschten Handlung aufzufordern.

Ist der Hausverwalter auch gleichzeitig der Hausmeisterservice?

Nein, der Hausverwalter übernimmt sämtliche verwaltungstechnischen Tätigkeiten, während der Hausmeister sich um Reparaturarbeiten kümmert oder beispielsweise mit der Gartenpflege beauftragt wird. In den meisten Fällen wird der Hausmeisterservice jedoch vom Verwalter engagiert.

Was passiert mit der Hausverwaltung bei einem Eigentümerwechsel?

Der Hausverwaltervertrag besteht grundsätzlich nur zwischen dem Eigentümer und dem Verwalter. Entscheidet sich der Eigentümer zum Verkauf der Immobilie, geht der Vertrag folglich nicht automatisch an den neuen Eigentümer über. Dies bedeutet, dass bereits im Vertrag geregelt sein sollte, dass dieser bei einem Eigentümerwechsel entweder automatisch endet oder vorerst an den neuen Eigentümer übertragen wird. Ist beides nicht der Fall, kann der bisherige Eigentümer nach dem Verkauf der Immobilie den Verwaltervertrag erst zum Vertragsende hin unter Einhaltung der geregelten Frist beenden.

Verwalterverträge werden für drei bzw. für fünf Jahre abgeschlossen. Angenommen nach dem Eigentümerwechsel läuft der Vertrag noch zwei Jahre weiter, bis er beendet werden kann. Dann müsste der Verkäufer der Immobilie den Verwalter für diesen Zeitraum auch noch bezahlen, obwohl er keine Leistungen mehr in Anspruch nimmt. Dies sichert den Hausverwalter vor einem Umsatzrisiko ab.

Warum es sich lohnt, einen Hausverwalter zu engagieren: Die 5 wichtigsten Gründe:

Es gibt viele Gründe, aus denen Vermieter einen Wohnungseigentümer engagieren. Wir möchten nachfolgend auf die 5 wichtigsten Gründe eingehen:

  1. Durch den Hausverwalter sparen Sie viel Zeit

Gerade, wenn Sie in Ihrem Alltag stark eingespannt sind und möglicherweise sogar mehrere Objekte vermieten möchten, kann es sich für Sie lohnen, einen Hausverwalter zu engagieren. Dieser nimmt Ihnen sämtliche verwaltungstechnischen Tätigkeiten ab und kümmert sich auch um technische Angelegenheiten. Hierdurch sparen Sie sehr viel Zeit ein, in der Sie sich mit den für Sie wichtigen Dingen beschäftigen können.

  1. Sie sparen Geld

Zwar müssen Sie den Hausverwalter bezahlen. Allerdings kennt er in der Regel die nötigen Kniffe, um beispielsweise kostengünstige Dienstleister zu finden. Außerdem kümmert er sich um alle finanziellen Angelegenheiten und bereitet diese auf die Steuer vor.

  1. Der Hausverwalter kennt den Markt

Hausverwalter beschäftigen sich ausschließlich mit dem Immobilienmarkt und kennen daher sämtliche ortsüblichen Kosten und Mietpreise. Dies hat den Vorteil, dass sie problemlos den optimalen Mietzins ermitteln und die Höhe der Nebenkosten gut kalkulieren können.

  1. Der Hausverwalter setzt sich mit den Mietern auseinander

Mietverträge aufsetzen und die Einzelheiten mit dem Mieter klären, Übergaben und Abnahmen durchführen, verschiedene Details mit dem Mieter besprechen – all dies sind Angelegenheiten, um die sich der Hausverwalter für Sie kümmert. Sie müssen sich folglich nicht mit den Mietern auseinandersetzen, was viel Zeit und unter Umständen auch jede Menge Ärger spart.

  1. Der Hausverwalter kennt verschiedene Versorger und Dienstleister

Dies hat den Vorteil, dass er Verträge besser aushandeln und ggf. besser Konditionen erzielen kann als Sie. Aufgrund der meist jahrelangen Erfahrungen von Hausverwaltungen können diese auf diverse Kontakte in verschiedenen Bereichen zurückgreifen.