Von einer Instandhaltungsrücklage spricht man, wenn es um eine Rückstellung für die langfristige Erhaltung einer Immobilie beziehungsweise der Marktwerte von Eigentumswohnungen geht. Andere Bezeichnungen sind Instandhaltungsrückstellung, Erneuerungsfonds Reparaturfonds oder Rücklage. Es handelt sich um eine im Wohnungseigentumsgesetz vorgesehene Geldsumme, die zweckgebunden ist für die künftige Finanzierung von Instandsetzung und Instandhaltung von Immobilien. Die Höhe von Instandhaltungsrücklagen ist gesetzlich nicht festgelegt, darüber entscheiden Wohnungseigentümer selbst. Diese Rücklage ist für jeden Eigentümer monatlich durch einen festgelegten Betrag pro Wohnung fällig. Sie gehört also ebenso wie die laufenden Betriebskosten und die Hausverwaltungskosten zum Hausgeld. Für die Berechnung dieser regelmäßig in die Rückstellung abzuführenden angemessenen Geldsumme gibt es verschiedene Methoden.
Gesetzliche Grundlage bei Instandhaltungsrücklagen
Im Wohnungseigentumsgesetz nennt die Instandhaltungsrückstellung oder Instandhaltungsrücklage als ein Mittel zur Finanzierung der Instandsetzungsmaßnahmen des gemeinschaftlichen Eigentums. Die konkrete Höhe und Fälligkeit der Mittel sind jedoch ungewiss. Die Ansammlung von angemessenen Instandhaltungsrücklagen gehört zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung einer Wohnungsgemeinschaft. Wohnungseigentümer können dies daher verlangen und gegebenenfalls gerichtlich durchsetzen. Die Instandhaltungsrücklage wird von allen Miteigentümern anteilig aufgebracht und die Höhe der monatlichen Beiträge ist im Wirtschaftsplan festzulegen.
Zweckbindung der Instandhaltungsrücklage
Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden, darf also nur für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen sowie für deren Begutachtung genutzt werden. Beispiele für die zweckgemäße Verwendung der Instandhaltungsrücklage sind die Erneuerung einer Heizungsanlage oder die Reparatur eines beschädigten Hausdachs. Nicht zweckgemäß wären etwa die Begleichung einer Heizölrechnung oder der Wohngebäudeversicherung. Die Wohnungseigentümer können auch entscheiden, wofür die Rücklage einzusetzen ist und in welchem Umfang. Bei kleineren Reparaturen ist es meist günstiger, die Instandhaltungsrücklage als eiserne Reserve unberührt zu lassen.
Es gibt eine Ausnahme zur Zweckbindung in jenem Falle, wenn sich eine Eigentümergemeinschaft in einem finanziellen Engpass befindet. Die Instandhaltungsrücklage ist jedoch nur dann zu verwenden, wenn ein Überschuss besteht, welcher die angemessene Rücklage übersteigt.
Instandhaltungsrücklagen dienen zur Deckung der Kosten, welche durch Reparaturen oder Sanierungen des Gemeinschaftseigentums entstehen. Laut Wohnungseigentumsgesetz soll diese in angemessener Weise ausfallen, sodass Liquidität der Wohnungseigentümergemeinschaft gesichert ist. Da jedoch keine gesetzliche Verpflichtung besteht, kann die Eigentümerversammlung auch mehrheitlich einen Verzicht darauf vereinbaren.
Höhe der Rücklage
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe über die Höhe der Instandhaltungsrücklage, sie sollte nur angemessen sein. Über die Betragshöhe entscheidet die Eigentümergemeinschaft in den Eigentümerversammlungen über einen Mehrheitsbeschluss. Die einzige Ausnahme dabei ist der soziale Wohnungsbau. Hier legt der Gesetzgeber die Höhe der maximal erlaubten Rücklage pro Quadratmeter und Jahr genau fest. Die Richtlinie dabei ist das Alter der Immobilie und auch, ob es einen Aufzug gibt. Liegt das Baujahr unter 21 Jahren, liegen die Sätze bei 7,10 und 8,10 Euro pro Quadratmeter. Bei Gebäuden unter 32 Jahren betragen die Sätze 9 und 10 Euro und bei noch älteren Immobilien bei 11,50 bis 12,50 Euro pro Quadratmeter.
Instandhaltungsrücklagen Berechnung
Die Höhe der Instandhaltungsrücklage hängt von den Gegebenheiten des Objekts und der Berechnung des Geldbetrags ab. Individuelle Faktoren sind beispielsweise der Zustand, das Alter und die Ausstattung der Immobilie. Die häufigste Methode der Berechnung ist die sogenannte Peterssche Formel. Diese nutzt die reinen Herstellungskosten ohne Grundstücks- und Erschließungskosten, multipliziert mit dem Faktor 1,5 und dividiert durch 80 als Kennzahl für die Jahre der Gebäudenutzung. Hier liegt die Annahme zugrunde, dass innerhalb von 80 Jahren der 1,5-fache Wert der Baukosten für die Instandhaltung eines Gebäudes anzuwenden ist. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind meist 65 bis 70 Prozent der Instandhaltungskosten zweckgebunden für Gemeinschaftseigentum und der Rest für das Sondereigentum der Eigentümer.
Angemessene Rücklage
Es gibt viele Möglichkeiten, die angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage festzulegen. Die sicherste Methode bezieht sich auf den Jahreswirtschaftsplan. Hier kalkuliert der Hausverwalter alle jährlichen Ausgaben und Einnahmen der Eigentümergemeinschaft und kann eine entsprechende Rücklage berücksichtigen. Ist die Rücklage zu niedrig angesetzt, droht den Wohnungseigentümern eine Kostenfalle bei kurzfristig notwendigen Reparaturen. Ist der Betrag zu hoch angesetzt, können die Eigentümer eine Senkung des zukünftigen Betrags fordern. Eine Rückerstattung zu hoher Beiträge ist jedoch nicht möglich.
